Jeszcze kilka lat temu, fachowcy od tak zwanej brudnej roboty mocno wzbraniali się przed komputeryzacją oraz wdrażaniem procesów w ich miejscu pracy. Dzisiaj stosowanie oprogramowania w warsztacie samochodowym to nie tylko wygoda, ale także podniesienie wizerunku firmy. Klienci chętniej wracają tam, gdzie stosowany jest program do serwisu samochodowego.

Na co zwrócić uwagę wybierając oprogramowanie?

Wybór odpowiedniego systemu do warsztatu nie jest łatwą decyzją. Na rynku jest kilku wiodących dostawców oprogramowania, które często różni się szczegółami. Trzeba wybrać przede wszystkim pomiędzy takimi kwestiami jak oprogramowanie desktop czy też SaaS. Trzeba przemyśleć, czy lepszy będzie jednorazowy zakup, czy też subskrypcja. Istotną kwestią są także moduły zawarte w danym oprogramowaniu. Warto wybrać takie, które najbardziej będą pasowały do systemu pracy warsztatu.

Oprogramowanie warsztatowe — jakie funkcje powinno zawierać?

Terminarz — to jedno z podstawowych narzędzi w każdym biznesie. Przejście z papierowego kalendarza na cyfrowy terminarz jest wręcz obowiązkiem każdego właściciela warsztatu samochodowego. W dobie załatwiania spraw od ręki klienci niecierpliwią się, przy najmniejszym opóźnieniu wykonanie usługi. Dobry terminarz nie tylko wskaże termin zakończenia prac, ale również pokaże aktualny status naprawy, np. w trakcie wymiany oleju.

• Planowanie pracy — to kolejny aspekt, będący fundamentem dobrze działającego przedsiębiorstwa. Zatrudniając kilku pracowników, funkcja planowania pracy pomoże przede wszystkim usprawnić działania całego zespołu. Dobrze poukładane zadania przełożą się na lepszą wydajność mechaników, a co za tym idzie większe przychody do warsztatów. Dzięki tej funkcji można przypisać odpowiednie zadania do konkretnych stanowisk.
• Wycena napraw — klienci, przywożąc pojazd do naprawy, najczęściej od razu pytają, ile to będzie kosztowało. Nie zawsze jednak odpowiedź jest prosta. Nadal dobrze znane są wyceny na oko, jednak nic nie zastąpi profesjonalnej wyceny na podstawie systemu warsztatowego.
• Generator faktur — ten moduł to niewątpliwy wymóg. Choć nie każde oprogramowanie go zawiera. Używanie dodatkowych systemów do wystawiania faktur stanowi zbędny koszt i może powodować zamieszanie w dokumentach. Dlatego najlepiej jest, gdy jeden program obsługuje najważniejsze sprawy warsztatu.
• Moduł sms — klienci przyzwyczaili się już do sprawnej komunikacji. SMS przypominający o umówionym spotkaniu czy wizycie u lekarza lub fryzjera jest czymś normalnym. Podobnie będzie w sytuacji, gdy klient na bieżąco będzie informowany o postępach naprawy czy też możliwości odbioru pojazdu. Z pewnością będzie to działało na plus warsztatu.
• Zdjęcia do zleceń — ta funkcja może wydawać się w pewnym sensie innowacyjnym rozwiązaniem, jednak zdjęcia postępów w pracy jest cenną informacją. Niestety nie w każdy program dla mechaników posiada taką funkcjonalność.
• Obsługa magazynu — moduł ten przyda się z pewnością większym warsztatom. Posiadanie dużej ilości części zamiennych wiąże się z zamrożeniem kapitału. Funkcja obsługi magazynu pozwala zarządzać dostawami części oraz dokonywać odpowiednich rezerwacji.