Jak uzyskać świadectwo pracy po latach?

Świadectwo pracy można odzyskać nawet po wielu latach. Gdy pracodawca nadal działa, złóż do niego wniosek o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej. Jeśli firma została zlikwidowana, najpierw ustal, kto przechowuje jej akta. Pierwsza kopia dokumentacji jest bezpłatna, a pracodawca powinien wydać ją w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku.

Duplikat czy kopia świadectwa pracy?

W języku potocznym mówi się o „duplikacie”, ale obecne przepisy posługują się pojęciem kopii dokumentacji pracowniczej. Pracodawca nie wystawia nowego oryginału świadectwa pracy. Przygotowuje kopię dokumentu znajdującego się w aktach osobowych i potwierdza jej zgodność z przechowywaną dokumentacją.

Podstawą wniosku jest art. 94¹² Kodeksu pracy. Były pracownik może złożyć go w formie papierowej albo elektronicznej. Co do zasady dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez 50 lat od ustania zatrudnienia, choć w niektórych przypadkach dotyczą jej krótsze okresy wynikające z późniejszych przepisów.

Jak uzyskać kopię, jeśli firma nadal istnieje?

Wniosek nie wymaga szczegółowego uzasadnienia. Dla sprawnego załatwienia sprawy powinien jednak zawierać dane pozwalające odnaleźć akta, czyli imię i nazwisko, poprzednie dane osobowe, jeśli się zmieniły, okres zatrudnienia, stanowisko oraz adres do korespondencji.

Postępowanie wygląda następująco:

1. Ustal dane pracodawcy – sprawdź aktualną nazwę firmy i adres, a także dział kadr lub adres do korespondencji.
2. Złóż wniosek o kopię świadectwa pracy – możesz zrobić to papierowo albo elektronicznie. W piśmie wskaż, że chodzi o kopię części dokumentacji pracowniczej na podstawie art. 94¹² Kodeksu pracy.
3. Wskaż sposób odbioru – poproś o dokument papierowy albo elektroniczny, jeśli pracodawca może wydać go w tej formie.
4. Zachowaj potwierdzenie złożenia wniosku – przyda się do wykazania daty, od której biegnie termin na wydanie kopii.
5. Odbierz dokument w terminie do 30 dni – papierowa kopia powinna być podpisana przez pracodawcę lub osobę upoważnioną. Kopia elektroniczna wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo kwalifikowanej pieczęci.

Wniosek byłego pracownika przechowuje się w części C jego akt osobowych. Pierwsza kopia dokumentacji powinna być wydana bez opłat. Przy kolejnych kopiach pracodawca może rozważyć pobranie opłaty odpowiadającej kosztom administracyjnym.

Co zrobić, gdy firma została zlikwidowana?

Po zamknięciu przedsiębiorstwa wniosek kieruje się do podmiotu, który przejął przechowywanie akt. Sam fakt wykreślenia firmy z rejestru nie oznacza, że dokumentacja przestała istnieć. Najpierw trzeba ustalić jej aktualne miejsce przechowywania.

Informacji szukaj w następujących miejscach:

• Baza ZUS zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy – sprawdź ją na stronie ZUS lub zapytaj w placówce Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
• Ewidencja przechowawców akt osobowych i płacowych – prowadzą ją Archiwa Państwowe. Pomocna jest strona Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.
• Właściwy marszałek województwa – może posiadać informacje o przechowawcy dokumentacji po zlikwidowanym zakładzie.
• Syndyk albo likwidator – w przypadku upadłości lub likwidacji spółki to on może wskazać podmiot, któremu przekazano akta.

Po ustaleniu przechowawcy wyślij do niego wniosek o kopię świadectwa pracy. W piśmie podaj dawną nazwę i adres firmy, okres zatrudnienia, stanowisko oraz własne dane identyfikacyjne.

Jeżeli nie da się ustalić przechowawcy albo dokumentacja nie została zabezpieczona, w sprawach szczególnie trudnych może być potrzebna pomoc sądu rejestrowego lub sądu pracy. Orzeczenie sądu może w określonych sytuacjach zastąpić świadectwo pracy, ale jest to rozwiązanie awaryjne, gdy nie można uzyskać dokumentu w zwykłym trybie.

Gdzie szukać dokumentów w zależności od sytuacji?

Co zrobić, jeśli świadectwa pracy nie ma w archiwum?

Brak odnalezionego świadectwa nie zawsze uniemożliwia potwierdzenie okresu zatrudnienia. W zależności od celu, na przykład ustalenia stażu emerytalnego, mogą pomóc inne dokumenty:

• umowa o pracę lub aneksy do niej,
• legitymacja ubezpieczeniowa z wpisami dotyczącymi zatrudnienia,
• angaże, zaświadczenia i inne pisma otrzymane od pracodawcy,
• legitymacja służbowa lub dokumenty potwierdzające wykonywanie pracy.

Takie dokumenty nie zawsze zastępują świadectwo pracy w każdej procedurze, dlatego przed ich złożeniem sprawdź wymagania instytucji, w której chcesz potwierdzić staż. Jeśli pracodawca nie istniał już w chwili, gdy powinien wydać świadectwo, a dokumentacji nie da się odnaleźć, sąd pracy może być właściwą drogą do ustalenia uprawnienia do otrzymania dokumentu.

Najpierw sprawdź, czy firma nadal figuruje w rejestrze i czy prowadzi działalność. Jeżeli tak, skieruj wniosek bezpośrednio do niej. Gdy została zamknięta, zacznij od bazy ZUS i ewidencji przechowawców Archiwów Państwowych. Taka kolejność zwykle pozwala szybko ustalić, gdzie znajduje się dokumentacja.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej.