Jakie elementy świadectwa pracy muszą się w nim znaleźć?

Data publikacji: 2026-10-09

Świadectwo pracy musi zawierać obiektywne informacje o przebiegu zakończonego zatrudnienia, między innymi okres i wymiar pracy, zajmowane stanowiska, tryb ustania stosunku pracy, wykorzystane urlopy oraz dane potrzebne do ustalenia uprawnień pracownika i świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Zakres dokumentu wynika z art. 97 Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 11 maja 2023 r. Pracodawca nie może wpisywać ocen ani subiektywnych komentarzy dotyczących pracownika.

Czym jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy jest dokumentem wydawanym po rozwiązaniu albo wygaśnięciu stosunku pracy. Potwierdza podstawowe fakty dotyczące zatrudnienia i dostarcza informacji potrzebnych między innymi nowemu pracodawcy, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych oraz organom ustalającym uprawnienia pracownicze.

Obowiązek wydania dotyczy każdego rodzaju umowy o pracę, czyli umowy na okres próbny, na czas określony i na czas nieokreślony. Pracodawca nie może uzależnić wydania dokumentu od zwrotu mienia firmowego, rozliczenia zaliczki ani wykonania innych obowiązków przez pracownika. Świadectwo pracy nie jest natomiast wydawane po zakończeniu umowy zlecenia lub umowy o dzieło.

Dokument powinien zawierać wyłącznie informacje przewidziane przepisami. Nie wpisuje się do niego opinii o jakości pracy, powodach konfliktu, cechach charakteru ani rekomendacji dla przyszłego pracodawcy.

Jakie elementy świadectwa pracy są obowiązkowe?

Zakres danych może zależeć od przebiegu konkretnego zatrudnienia. Jeżeli pracownik nie korzystał z danego urlopu albo nie występowały szczególne okoliczności, odpowiednia rubryka może pozostać niewypełniona lub zawierać informację, że dane zdarzenie nie wystąpiło. Obowiązkowe grupy informacji przedstawiają się następująco:

Kategoria	Wymagane informacje
Dane stron i zatrudnienia	Dane pracodawcy i pracownika, okres zatrudnienia, wymiar czasu pracy, rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska lub pełnione funkcje.
Ustanie stosunku pracy	Tryb rozwiązania umowy albo okoliczności jej wygaśnięcia, a także podstawa prawna. W razie wypowiedzenia wskazuje się również, która strona je złożyła.
Urlopy i zwolnienia	Urlop wypoczynkowy wykorzystany w roku kalendarzowym zakończenia pracy, urlop bezpłatny i jego podstawa prawna, urlop ojcowski, rodzicielski i wychowawczy, urlop opiekuńczy oraz zwolnienia od pracy z art. 188 Kodeksu pracy.
Nieobecności i uprawnienia	Liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe na podstawie art. 92 Kodeksu pracy, okres bez prawa do tego wynagrodzenia, praca zdalna w zakresie wymaganym przepisami oraz ochrona stosunku pracy związana z obniżeniem wymiaru czasu pracy.
Okresy szczególne	Czynna służba wojskowa lub jej forma zastępcza, praca w szczególnych warunkach albo w szczególnym charakterze oraz okresy nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu emerytury lub renty.
Inne informacje	Dodatkowe urlopy i uprawnienia przewidziane prawem pracy, zajęcie wynagrodzenia za pracę oraz niezaspokojone należności ze stosunku pracy z powodu braku środków finansowych pracodawcy.

Okres, wymiar i rodzaj pracy

Świadectwo powinno wskazywać dokładny okres zatrudnienia, czyli datę rozpoczęcia i zakończenia stosunku pracy. Trzeba także podać wymiar czasu pracy. Jeżeli w trakcie zatrudnienia pracownik pracował na różnych częściach etatu, należy wykazać poszczególne okresy wraz z odpowiadającym im wymiarem.

W dokumencie podaje się rodzaj wykonywanej pracy oraz zajmowane stanowiska lub pełnione funkcje. Nie zawsze wystarczy wpisanie wyłącznie ostatniego stanowiska. Jeżeli stanowisko zmieniało się w czasie zatrudnienia, świadectwo powinno odzwierciedlać te okresy.

Tryb rozwiązania albo wygaśnięcia umowy

W świadectwie wskazuje się, w jaki sposób ustał stosunek pracy, oraz właściwą podstawę prawną. Należy odróżnić rozwiązanie stosunku pracy, na przykład za wypowiedzeniem lub za porozumieniem stron, od jego wygaśnięcia, które następuje w przypadkach określonych w przepisach.

Jeżeli zastosowano skrócony okres wypowiedzenia na podstawie art. 36¹ § 1 Kodeksu pracy, dokument powinien zawierać także okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie.

Urlopy, choroba i inne uprawnienia

W świadectwie wykazuje się urlop wypoczynkowy wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym ustało zatrudnienie. Nie wpisuje się w tej rubryce całego historycznego salda urlopu zaległego. Znaczenie mają również informacje o urlopach bezpłatnych, rodzicielskich, ojcowskich i wychowawczych, wraz z okresami i wymaganymi podstawami prawnymi.

Osobno podaje się liczbę dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy w roku zakończenia zatrudnienia. Ta informacja pozwala ustalić, jaka część limitu wynagrodzenia chorobowego została już wykorzystana w danym roku. Jeżeli wystąpiły okresy niezdolności do pracy bez prawa do wynagrodzenia, również powinny zostać wykazane, gdy wymagają tego przepisy.

Dokument może obejmować także wykorzystane zwolnienie od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem, urlop opiekuńczy, okres korzystania z ochrony stosunku pracy oraz liczbę dni pracy zdalnej, jeżeli podlega ona wykazaniu na obowiązującym wzorze.

Co można wpisać na wniosek pracownika?

Dane dodatkowe nie należą do podstawowego zakresu świadectwa. Pracodawca umieszcza je wtedy, gdy pracownik wyraźnie o to wystąpi. Na wniosek można zamieścić:

Wysokość i składniki wynagrodzenia – jeżeli pracownik potrzebuje potwierdzenia danych płacowych.
Uzyskane kwalifikacje zawodowe – na przykład kwalifikacje zdobyte w trakcie zatrudnienia.
Inne informacje przewidziane w obowiązującym wzorze – tylko wtedy, gdy istnieje podstawa prawna albo pracownik zgłosi żądanie w zakresie dopuszczonym przepisami.
Informacje uzupełniające – nie mogą zastępować referencji ani zawierać oceny pracownika.

Pracodawca nie powinien samodzielnie rozszerzać dokumentu o informacje korzystne ani niekorzystne dla pracownika. Świadectwo pracy ma potwierdzać fakty, a nie przedstawiać sylwetkę zawodową pracownika.

Na jakie błędy uważać?

Nieprawidłowości w świadectwie mogą utrudnić ustalenie urlopu, zasiłku albo stażu u kolejnego pracodawcy. Przy sporządzaniu dokumentu najczęściej pojawiają się następujące pomyłki:

Wskazanie wyłącznie ostatniego stanowiska mimo wcześniejszych zmian stanowiska w okresie zatrudnienia.
Podanie jednego wymiaru czasu pracy, chociaż pracownik w różnych okresach pracował na różnych częściach etatu.
Wpisanie urlopu zaległego zamiast prawidłowej liczby dni i godzin urlopu wykorzystanego w roku ustania zatrudnienia.
Pominięcie trybu albo podstawy prawnej rozwiązania umowy, a także pomylenie rozwiązania stosunku pracy z jego wygaśnięciem.
Nieprawidłowe wykazanie urlopów rodzicielskich, ojcowskich, wychowawczych lub bezpłatnych.
Wpisanie opinii, oceny pracy, informacji dyscyplinujących albo innych treści, których nie przewidują przepisy.

Za niewydanie świadectwa pracy albo wydanie dokumentu z naruszeniem obowiązków pracodawcy grozi grzywna od 1000 do 30 000 zł. W określonych przypadkach pracownik może także dochodzić odszkodowania za szkodę wynikającą z niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa.

Jak sprostować błędne świadectwo pracy?

Po otrzymaniu dokumentu należy sprawdzić przede wszystkim daty, wymiar etatu, stanowiska, sposób ustania zatrudnienia, urlop wypoczynkowy oraz dane dotyczące choroby i innych nieobecności. Na wniosek o sprostowanie pracownik ma 14 dni od otrzymania świadectwa pracy.

Jeżeli pracodawca uzna wniosek, powinien w ciągu 7 dni wydać nowe świadectwo zawierające prawidłowe dane. Gdy odmówi, pracownik może wystąpić do sądu pracy z żądaniem sprostowania. Termin na takie wystąpienie wynosi 14 dni od zawiadomienia o odmowie. W razie braku zawiadomienia przepisy również pozwalają skierować sprawę do sądu pracy, dlatego warto zachować dowód złożenia wniosku oraz korespondencję z pracodawcą.

Najbezpieczniej opisać we wniosku konkretną błędną informację, wskazać prawidłowe dane i dołączyć dokumenty potwierdzające swoje stanowisko. Po sprostowaniu pracodawca wydaje nowe świadectwo pracy, zamiast dokonywać ręcznych poprawek na pierwotnym dokumencie.

Świadectwo pracy powinno zostać sprawdzone od razu po otrzymaniu. Weryfikacja w ustawowym terminie 14 dni ułatwia poprawienie dokumentu i ogranicza ryzyko problemów z ustaleniem uprawnień u kolejnego pracodawcy lub w instytucjach ubezpieczeniowych.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. W sprawie wątpliwości dotyczących konkretnego świadectwa pracy można skonsultować się z prawnikiem albo Państwową Inspekcją Pracy.