Jak zaktualizować program Płatnik ZUS krok po kroku?

Przed aktualizacją programu Płatnik wykonaj kopię zapasową bazy danych. To najważniejszy warunek bezpiecznej pracy, szczególnie gdy aktualizacja wymaga później konwersji bazy. Płatnik można zaktualizować automatycznie z poziomu programu albo ręcznie, importując plik metryka.xml.

Jak przygotować się do aktualizacji?

Aktualizacja może zmienić komponenty programu, słowniki oraz sposób zabezpieczenia danych. Jeżeli Płatnik korzysta ze wspólnej bazy na kilku stanowiskach, zaplanuj przerwę w pracy wszystkich użytkowników.

Przed rozpoczęciem sprawdź następujące elementy:

• Wykonaj kopię zapasową bazy danych. Zachowaj ją w bezpiecznej lokalizacji, niezależnej od pliku roboczego.
• Ustal lokalizację bazy oraz przygotuj hasło potrzebne do połączenia z bazą.
• Upewnij się, że możesz zalogować się na konto Administratora w programie Płatnik.
• Zamknij Płatnika na pozostałych stanowiskach korzystających z tej samej bazy.
• Sprawdź aktualne komunikaty i instrukcje ZUS dotyczące używanej wersji programu.

Nie rozpoczynaj konwersji, jeżeli nie masz pewności, że kopia zapasowa została wykonana prawidłowo. W razie problemów z lokalizacją bazy lub jej zabezpieczeniem poproś o pomoc administratora systemu.

Aktualizacja automatyczna w programie Płatnik

Aktualizacja automatyczna pobiera komponenty i słowniki bezpośrednio z systemu ZUS. Jest najwygodniejsza, gdy komputer ma prawidłowy dostęp do sieci i proces pobierania nie kończy się błędem.

1. Uruchom program Płatnik i zaloguj się.
2. W oknie aktualizacji wybierz przycisk „Pobierz aktualizacje”.
3. Poczekaj na zakończenie pobierania i wykonuj polecenia wyświetlane przez program.
4. Sprawdź wynik procesu. Status „Zaktualizowano” oznacza poprawne wykonanie aktualizacji, a „Aktualne” informuje, że dana pozycja nie wymaga zmian.
5. Jeżeli okno aktualizacji nie pojawi się automatycznie, otwórz menu Administracja → Aktualizuj komponenty programu i dane płatnika, a następnie wybierz „Pobierz aktualizacje”.

Aktualizacja ręczna z pliku metryka.xml

Tryb ręczny przydaje się, gdy pobieranie automatyczne się wydłuża, nie działa albo kończy się błędem weryfikacji. Pobierz plik aktualizacyjny wyłącznie z oficjalnego źródła ZUS. W zależności od komunikatu i wersji programu może on mieć nazwę metryka.xml albo podobną nazwę wynikającą z pobranego pakietu.

1. Pobierz spakowany pakiet aktualizacyjny dla swojej wersji programu.
2. Rozpakuj archiwum do wybranego katalogu.
3. Uruchom Płatnika i wybierz Administracja → Aktualizuj komponenty programu – z dysku….
4. W oknie aktualizacji kliknij „Pobierz aktualizacje”.
5. Wskaż rozpakowany plik metryka.xml lub plik o nazwie wskazanej w instrukcji ZUS.
6. Poczekaj na zakończenie operacji i sprawdź, czy pojawił się status „Zaktualizowano”.

Jeżeli plik zawiera już używaną wersję słowników i komponentów, program może wyświetlić status „Aktualne”. Po zakończeniu procesu uruchom Płatnika ponownie, jeżeli program wyświetli takie polecenie.

Co zrobić po aktualizacji?

Po aktualizacji do wersji lub metryki wymagającej zmian zabezpieczeń pierwsze uruchomienie powinien wykonać Administrator programu Płatnik. Konto Administratora w Płatniku nie jest tym samym co konto administratora systemu Windows.

Program może uruchomić kreator klucza szyfrowania sekretów. Wybierz utworzenie nowego klucza albo wskaż istniejący, jeżeli został przygotowany dla danej instalacji. Przy pracy na kilku stanowiskach ustalenie dostępu do klucza powinien przeprowadzić administrator środowiska informatycznego.

Następnie wygeneruj klucz odzyskiwania dostępu i zapisz go w zabezpieczonym miejscu, najlepiej poza komputerem, na którym działa Płatnik. Klucz szyfrowania zabezpiecza poufne informacje programu, natomiast klucz odzyskiwania służy do odzyskania dostępu do konta Administratora. Nie są to te same dane.

Jeżeli program wyświetli komunikat o konieczności konwersji bazy, rozpocznij ją dopiero po sprawdzeniu kopii zapasowej i zamknięciu Płatnika na pozostałych stanowiskach:

• Zaloguj się jako Administrator programu Płatnik.
• W kreatorze wybierz „Dalej” i potwierdź rozpoczęcie operacji.
• Poczekaj na zakończenie konwersji, nie zamykając programu ani nie wyłączając komputera.
• W kolejnym oknie wybierz „Połącz”, aby ustawić bazę jako aktywną.

Konwersja dostosowuje strukturę bazy do wymagań zaktualizowanego programu. Przy zmianach związanych z konkretną metryką, na przykład metryką 334, opisane czynności dotyczą tej wersji zmian i mogą różnić się przy kolejnych aktualizacjach.

Co zrobić, gdy aktualizacja się nie powiedzie?

Najpierw sprawdź raport przebiegu aktualizacji. W oknie „Aktualizacja komponentów programu i danych płatnika” wybierz „Przebieg aktualizacji”. Szczegóły błędu znajdziesz zwłaszcza w części dotyczącej pobierania plików aktualizacji.

Przy typowych problemach sprawdź następujące rozwiązania:

• Przy statusie „Nie pobrano” sprawdź połączenie z siecią i spróbuj aktualizacji ręcznej z pliku metryka.xml.
• Przy błędzie weryfikacji odczytaj raport, a następnie pobierz aktualny pakiet wyłącznie ze strony ZUS.
• Jeżeli pojawi się informacja o niezgodności wersji bazy, sprawdź, czy zalogowano się jako Administrator programu Płatnik, a nie zwykły Użytkownik.
• Jeżeli ZUS wskazuje narzędzie naprawcze dla danej aktualizacji, pobierz P2StartFix2.exe z oficjalnej strony i uruchom je zgodnie z instrukcją ZUS, zwykle przy zamkniętym Płatniku.
• Gdy baza jest uszkodzona albo problem powtarza się na wielu stanowiskach, przerwij kolejne próby i skonsultuj konfigurację z administratorem lub pomocą techniczną.

Po zakończeniu aktualizacji wykonaj końcową kontrolę:

• Uruchom ponownie Płatnika i sprawdź logowanie.
• Potwierdź dostęp do właściwej firmy, dokumentów i danych ubezpieczonych.
• Upewnij się, że klucz odzyskiwania oraz nowe hasło Administratora zostały bezpiecznie zapisane.
• Przy wspólnej bazie sprawdź dostęp z pozostałych stanowisk i zgodność wersji programu.

Przed każdą aktualizacją Płatnika wykonaj kopię zapasową bazy danych. Instrukcje oraz nazwy plików mogą zmieniać się wraz z kolejnymi wersjami programu, dlatego w razie rozbieżności pierwszeństwo mają aktualne komunikaty i materiały techniczne ZUS.