Jak wypełnić formularz ZUS ZCNA? Instrukcja krok po kroku

Formularz ZUS ZCNA służy do zgłoszenia, wyrejestrowania albo korekty danych członka rodziny w ubezpieczeniu zdrowotnym. Dokument należy przekazać do ZUS w ciągu 7 dni od powstania lub ustania uprawnień. Za zgłoszenie odpowiada płatnik składek, czyli na przykład pracodawca albo przedsiębiorca.

Kiedy składa się ZUS ZCNA?

Druk służy do zgłoszenia członka rodziny, który może korzystać z ubezpieczenia zdrowotnego osoby ubezpieczonej. Składa się go także wtedy, gdy członek rodziny traci uprawnienia, na przykład po uzyskaniu własnego tytułu do ubezpieczenia, albo gdy trzeba poprawić wcześniej podane dane.

Zgłoszenia dokonuje się w terminie 7 dni od dnia powstania uprawnień. Wyrejestrowanie składa się w ciągu 7 dni od ich utraty albo od wyrejestrowania osoby ubezpieczonej przez danego płatnika. Niedotrzymanie terminu może spowodować problemy z potwierdzeniem prawa do świadczeń i konsekwencje po stronie płatnika.

Co przygotować przed wypełnieniem?

Przed otwarciem formularza przygotuj dane płatnika, osoby ubezpieczonej oraz zgłaszanego członka rodziny:

• NIP, REGON i nazwę skróconą płatnika składek
• PESEL, imię, nazwisko i datę urodzenia osoby ubezpieczonej
• PESEL, imię, nazwisko i datę urodzenia członka rodziny
• informację o stopniu pokrewieństwa i ewentualne orzeczenie o niepełnosprawności
• adres członka rodziny, jeżeli różni się od adresu osoby ubezpieczonej

Przez członka rodziny rozumie się między innymi małżonka, dzieci, wnuki oraz wstępnych, czyli rodziców i dziadków. Dziecko może być zgłoszone co do zasady do ukończenia 18 lat, a jeśli nadal się uczy – do ukończenia 26 lat. Dla dziecka ze znacznym stopniem niepełnosprawności limit wieku nie obowiązuje.

Jak wypełnić ZUS ZCNA krok po kroku?

1. Blok I – dane organizacyjne – pozostaw go pusty. Uzupełnia go ZUS.
2. Blok II – dane płatnika składek – wpisz NIP, REGON, nazwę skróconą oraz, jeśli płatnikiem jest osoba fizyczna, jej PESEL, nazwisko, pierwsze imię i datę urodzenia. Dane powinny odpowiadać informacjom zgłoszonym wcześniej do ZUS albo podanym w CEIDG. Jeżeli płatnik nie ma wymaganego numeru identyfikacyjnego, użyj pól dotyczących dokumentu tożsamości.
3. Blok III – dane osoby ubezpieczonej – podaj PESEL, nazwisko, pierwsze imię i datę urodzenia osoby, która zgłasza członka rodziny. Pracodawca wpisuje tu dane pracownika, a przedsiębiorca swoje dane.
4. Blok IV – dane członka rodziny – w części A wpisz rodzaj dokumentu, datę uzyskania albo utraty uprawnień, dane osobowe, kod pokrewieństwa, informację o wspólnym gospodarstwie domowym oraz kod niepełnosprawności. W części B podaj adres tylko wtedy, gdy różni się od adresu osoby ubezpieczonej.
5. Blok V – drugi członek rodziny – wypełnij go w taki sam sposób, jeśli na jednym formularzu zgłaszasz lub wyrejestrowujesz drugą osobę. Jeden druk pozwala ująć maksymalnie dwóch członków rodziny.

Kod zgłoszenia i wyrejestrowania

W pierwszym polu części dotyczącej członka rodziny wpisz:

• 1 – gdy zgłaszasz członka rodziny do ubezpieczenia
• 2 – gdy go wyrejestrowujesz

W kolejnym polu wpisz datę uzyskania albo utraty uprawnień. Nie jest to data wypełnienia formularza, lecz dzień zdarzenia, które powoduje zgłoszenie lub wyrejestrowanie.

Kody pokrewieństwa

W polu dotyczącym stopnia pokrewieństwa wpisz dwucyfrowy kod:

Przy rodzicach, dziadkach i innych wstępnych zaznacz pole dotyczące wspólnego gospodarstwa domowego. Nie chodzi wyłącznie o wspólny adres, lecz o wspólne zaspokajanie potrzeb życiowych i współpracę przy prowadzeniu gospodarstwa.

Kody niepełnosprawności

Wpisz kod zgodny z dokumentem przedstawionym płatnikowi:

Jak poprawić błąd albo wyrejestrować członka rodziny?

Przy zwykłym wyrejestrowaniu wpisz kod 2 i datę utraty uprawnień. Dotyczy to na przykład sytuacji, gdy dziecko podejmuje pracę i uzyskuje własny tytuł do ubezpieczenia albo małżonek rozpoczyna działalność gospodarczą.

Korekta błędnych danych wymaga zastosowania zasady „wyrejestruj i zgłoś ponownie”. W części dotyczącej pierwszego członka rodziny wpisz kod 2 oraz dane z błędnego zgłoszenia, a w kolejnej części wpisz kod 1 i komplet poprawnych danych. Formularz podpisują płatnik składek oraz osoba ubezpieczona.

Nie czekaj z wyrejestrowaniem do końca miesiąca. Termin 7 dni liczy się od dnia utraty uprawnień. Opóźnienie może utrudnić rozliczenie prawa do świadczeń i skutkować konsekwencjami przewidzianymi dla płatnika.

Jak wysłać formularz?

Płatnik rozliczający składki za więcej niż pięć osób przekazuje dokumenty do ZUS elektronicznie. Pozostali mogą złożyć ZUS ZCNA papierowo albo elektronicznie, między innymi przez ePłatnika na PUE ZUS. Przy papierowej wersji użyj formularza pobranego z ZUS i sprawdź, czy podpisy oraz daty są czytelne.

Przed wysyłką sprawdź:

• czy wybrano właściwy kod 1 albo 2
• czy data dotyczy powstania lub utraty uprawnień
• czy PESEL i dane osobowe są zgodne z dokumentami
• czy kod pokrewieństwa i kod niepełnosprawności są prawidłowe
• czy wpisano adres członka rodziny, gdy jest inny
• czy formularz podpisał płatnik oraz osoba ubezpieczona

Zgłoszenie członka rodziny jest bezpłatne i nie podwyższa składki zdrowotnej. W razie wątpliwości dotyczących statusu członka rodziny, wspólnego gospodarstwa domowego lub daty utraty uprawnień skonsultuj dane z ZUS albo osobą zajmującą się obsługą ubezpieczeń.