Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej – wzór

Informacja do świadectwa pracy o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej musi zawierać m.in. wskazanie, że akta będą przechowywane 10 lat od końca roku kalendarzowego, termin ich odbioru oraz skutki nieodebrania – czyli trwałe zniszczenie dokumentacji. Taki dokument sporządzasz jako osobny załącznik do świadectwa pracy, najczęściej w prostym, jednokartkowym wzorze. Dzięki temu bez trudności przygotujesz poprawną informację zgodną z art. 94(6) Kodeksu pracy. Jeśli chcesz zobaczyć, jak praktycznie ułożyć treść, jak liczyć terminy oraz jak powiązać ją z RODO i innymi przepisami, przeczytaj ten poradnik.

Czym jest informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej?

Od 1 stycznia 2019 r. każdy pracodawca, który rozwiązuje lub którego dotyczy wygaśnięcie stosunku pracy, ma przy części pracowników nowy obowiązek informacyjny. Obok świadectwa pracy przekazuje im jeszcze jedno pismo – informację do świadectwa pracy o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz prawach pracownika związanych z jej odbiorem. To krótkie pismo, ale opiera się na konkretnym przepisie i zawiera kilka elementów, których nie można pominąć.

Podstawę prawną stanowi art. 94(6) Kodeksu pracy, wprowadzony ustawą z 10 stycznia 2018 r. o skróceniu okresu przechowywania akt i ich elektronizacji. Przepis ten opisuje, że razem ze świadectwem pracy pracodawca przekazuje informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o prawie i terminie jej odbioru oraz o zniszczeniu dokumentów po bezskutecznym upływie tego terminu. Nie chodzi więc o ogólną klauzulę, lecz o konkretny, sformalizowany komunikat.

Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej to osobny dokument, wydawany razem ze świadectwem pracy, który opisuje okres przechowywania akt, miesięczny termin ich odbioru oraz zapowiadane zniszczenie dokumentacji po tym terminie.

Kiedy pracodawca musi wydać informację do świadectwa pracy?

Najpierw trzeba odpowiedzieć na pytanie: której grupy zatrudnionych dotyczy ten obowiązek? Punktem zwrotnym jest tu data graniczna 1 stycznia 2019 r. oraz zmiana długości okresu archiwizacji. Przed tą datą okres przechowywania akt pracowników 50 lat był standardem, po zmianie przepisów pojawiła się możliwość skrócenia tego czasu – co przełożyło się na nową informację wydawaną pracownikowi.

W praktyce informacja dołączana do świadectwa pracy jest obowiązkowa przede wszystkim dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r.. W ich przypadku akta osobowe przechowuje się co do zasady 10 lat, licząc od końca roku, w którym stosunek pracy ustał. Właśnie ta zmiana – z 50 na 10 lat – spowodowała konieczność jasnego poinformowania odchodzącej osoby, jak długo i na jakich zasadach jego akta osobowe będą przechowywane.

Inaczej wygląda sytuacja osób zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. Tu bazowo obowiązuje nadal 50‑letni okres archiwizacji, ale można go skrócić do 10 lat, jeśli pracodawca zgłosi do ZUS oświadczenie ZUS OSW i złoży raport informacyjny ZUS RIA. Wtedy informacja o przechowywaniu dokumentacji trafia do pracownika jako załącznik do kopii tego raportu. Natomiast dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. – okres przechowywania nadal wynosi 50 lat i nie można go skrócić, więc obowiązek informowania według art. 94(6) Kodeksu pracy nie powstaje.

Jak wygląda to w podziale na grupy pracowników?

Dla uporządkowania zasad warto zestawić poszczególne okresy zatrudnienia i wynikające z nich obowiązki informacyjne:

Jakie elementy powinna zawierać informacja?

Ustawodawca nie narzucił jednolitego formularza, ale wskazał, co musi się w nim znaleźć. Z punktu widzenia działu kadr wygodnie jest potraktować to pismo jak prosty, schematyczny dokument. Dzięki temu każdorazowe przygotowanie informacji sprowadza się do uzupełnienia kilku pól – dat, danych identyfikacyjnych i okresów.

Dobrą praktyką jest przy tym precyzyjne wskazanie, jaką dokumentację pracodawca będzie przechowywał w związku z danym stosunkiem pracy – nie tylko „akty osobowe”, ale także inne zbiory dokumentów, w tym płacowe, podatkowe czy BHP, dla których czasami obowiązują odrębne okresy archiwizacji wynikające z innych ustaw.

Dane identyfikujące pracodawcę i pracownika

Na początku dokumentu pojawiają się standardowe elementy. W nagłówku umieszcza się dane firmy – nazwę, adres, ewentualnie numer NIP, często jako pieczątkę. Poniżej warto dodać miejscowość i datę sporządzenia pisma, bo one później pomagają w ewentualnej kontroli lub sporze. W części głównej pojawiają się dane pracownika: imię i nazwisko, ewentualnie numer ewidencyjny oraz pełnione stanowisko pracy. Na końcu musi znaleźć się podpis osoby upoważnionej – pracodawcy lub pełnomocnika działającego w jego imieniu.

Zakres dokumentacji objętej informacją

Informacja powinna możliwie jasno wskazywać, jakiego rodzaju dokumenty obejmuje wskazany okres przechowywania. W praktycznym wzorze warto wyliczyć co najmniej następujące kategorie:

• Akta osobowe pracownika – wszystkie części: A, B, C oraz D (część D dotyczy m.in. dokumentów związanych z odpowiedzialnością porządkową lub innymi szczególnymi zdarzeniami w przebiegu zatrudnienia);
• Dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy – np. wnioski i oświadczenia pracownika, polecenia służbowe, porozumienia dotyczące warunków pracy;
• Ewidencję czasu pracy, w tym informacje o pracy w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, o dyżurach, urlopach wypoczynkowych i innych zwolnieniach od pracy;
• Dokumentację płacową (listy płac, karty wynagrodzeń, informacje podatkowe i składkowe związane z wynagrodzeniem);
• Dokumentację BHP i wypadkową dotyczącą danego pracownika (np. protokoły powypadkowe, karty szkoleń, orzeczenia lekarskie).

Takie doprecyzowanie pomaga byłemu pracownikowi zrozumieć, że informacja nie dotyczy tylko „teczki osobowej”, lecz całego zespołu dokumentów kadrowych i rozliczeniowych oraz że różne grupy dokumentów mogą być objęte różnymi – często dłuższymi – okresami przechowywania na podstawie przepisów szczególnych.

Okres przechowywania dokumentacji

Najważniejszy fragment dotyczy tego, jak długo dokumentacja będzie przechowywana. Treść zwykle opiera się na zdaniu: że okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Gdy stosujesz skrócenie okresu na podstawie raportu informacyjnego ZUS RIA, wskazujesz, że 10‑letni okres biegnie od końca roku złożenia raportu. W każdym wypadku w piśmie trzeba podać konkretną datę końcową upływu okresu przechowywania.

Opisując okres przechowywania, wskaż nie tylko 10 lat od końca roku, lecz także konkretny dzień, w którym ten okres się kończy – ułatwia to późniejsze ustalenie terminu odbioru dokumentacji.

Warto jednocześnie zasygnalizować, że odrębne przepisy mogą nakładać inne, niezależne okresy przechowywania na wybrane kategorie dokumentów. Przykładowo dokumentację płacową i podatkową związaną z wynagrodzeniami przechowuje się co do zasady co najmniej 5 lat ze względu na regulacje podatkowe i ubezpieczeniowe, natomiast dokumentację BHP i wypadkową – zwykle co najmniej 10 lat, a w przypadku niektórych chorób zawodowych lub pracy w warunkach szczególnie szkodliwych nawet dłużej. Wzór informacji może więc zawierać sformułowanie, że nie narusza to dłuższych terminów wynikających z przepisów szczególnych.

Prawo odbioru i zniszczenie akt

Druga część informacji odpowiada na pytanie, co pracownik może zrobić z dokumentacją po zakończeniu archiwizacji. Przepisy mówią jasno: przysługuje mu prawo odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca następującego po upływie okresu przechowywania. Tu również trzeba wskazać daty – od kiedy do kiedy możliwy jest odbiór. Potem pojawia się opis, że w razie nieodebrania akt nastąpi zniszczenie dokumentacji w sposób uniemożliwiający odtworzenie. W wielu wzorach doprecyzowuje się, że nastąpi to w ciągu 12 miesięcy od upływu terminu odbioru.

Forma, miejsce i sposób przekazania dokumentu

Informacja może mieć wersję papierową dokumentu albo być przekazana w wersji elektronicznej dokumentu. Kluczowe, by została wydana wraz ze świadectwem pracy, a nie po kilku tygodniach. Gdy nie ma fizycznej możliwości przekazania jej w ostatnim dniu pracy – na przykład pracownik nie odbiera korespondencji – oba dokumenty wysyła się w terminie 7 dni od ustania stosunku pracy, przesyłką pocztową lub elektronicznie z potwierdzeniem doręczenia.

Z punktu widzenia przejrzystości i zgodności z RODO dobrą praktyką jest dodatkowe wskazanie w informacji, w jakiej formie będzie przechowywana dokumentacja (papierowej, elektronicznej czy mieszanej) oraz gdzie będzie fizycznie zarchiwizowana – np. poprzez podanie adresu zewnętrznego archiwum lub nazwy systemu teleinformatycznego, w którym prowadzona jest e‑teczka. Ułatwia to byłemu pracownikowi dochodzenie swoich praw, a pracodawcy – wykazanie przejrzystości procesu.

Jak sporządzić prosty wzór informacji?

Skoro ustawodawca nie przygotował urzędowego formularza, to jak ułożyć własny wzór, żeby był bezpieczny prawnie? Najlepiej oprzeć się na strukturze wynikającej z art. 94(6) Kodeksu pracy i przykładach publikowanych przez praktyków prawa pracy. Taki schemat możesz wdrożyć zarówno w tradycyjnych drukach, jak i w systemie kadrowym generującym formularze automatycznie.

Przykładowy układ treści

Standardowy wzór informacji można zapisać w kilku prostych krokach:

1. Nagłówek z miejscowością, datą, danymi pracodawcy oraz tytułem „Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej oraz prawach pracownika”.
2. Wskazanie danych pracownika: imię i nazwisko, stanowisko, ewentualnie numer teczki osobowej lub numer ewidencyjny.
3. Odniesienie do podstawy prawnej: wzmianka, że informacja jest wydawana „na podstawie art. 94(6) Kodeksu pracy”.
4. Akapit o okresie przechowywania, wraz z konkretną datą końcową (np. „dokumentacja będzie przechowywana do dnia 31 grudnia 2034 r.”), z zaznaczeniem, że nie narusza to dłuższych terminów wynikających z odrębnych przepisów podatkowych, ubezpieczeniowych czy BHP.
5. Akapit wymieniający kategorie dokumentów objętych przechowywaniem – w szczególności wszystkie części akt osobowych (A, B, C, D), dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, ewidencję czasu pracy, dokumentację płacową i BHP.
6. Akapit o prawie odbioru, z podaniem przedziału czasowego (np. „może Pan/Pani odebrać dokumentację od 1 stycznia 2035 r. do 31 stycznia 2035 r.”).
7. Informacja o zniszczeniu dokumentacji po nieodebraniu, z podaniem sposobu i maksymalnego terminu (np. w ciągu 12 miesięcy od upływu terminu odbioru).
8. Krótkie wskazanie formy i miejsca przechowywania dokumentacji (np. „dokumentacja jest przechowywana w formie elektronicznej w systemie … / w archiwum zewnętrznym pod adresem …”).
9. Odniesienie do zasad przetwarzania danych osobowych (RODO) – np. informacja, że szczegółowe zasady przetwarzania i okresy retencji danych określa klauzula informacyjna dostępna w siedzibie pracodawcy i na jego stronie internetowej.
10. Miejsce na podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej oraz – rekomendowane – na potwierdzenie odbioru informacji przez pracownika, wraz z datą.

Najczęstsze błędy przy sporządzaniu informacji

W 2026 r. wiele firm ma już przygotowane szablony, ale w praktyce wciąż pojawiają się powtarzalne błędy. Jednym z nich jest wpisywanie jedynie ogólnej formuły „10 lat od końca roku” bez wskazania faktycznej daty upływu archiwizacji – takie brzmienie utrudnia później wykazanie, kiedy dokładnie pracownik mógł odebrać dokumenty. Często pomijane bywa również wyraźne wskazanie, że dokumentacja zostanie zniszczona i w jakim przedziale czasu.

Innym problemem jest próba „upchnięcia” treści informacji bezpośrednio w treści świadectwa pracy. Rozporządzenie Ministra Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej określa zamknięty katalog danych, jakie może zawierać świadectwo, dlatego wymóg osobnego dokumentu informacji jest tutaj bezdyskusyjny. Zdarza się wreszcie, że dokument zostaje wysłany z opóźnieniem, co naraża pracodawcę na zarzut niewykonania ustawowego obowiązku – informacja musi być wydana równolegle ze świadectwem pracy.

Warto też unikać niespójności między treścią informacji a wewnętrznymi dokumentami firmy – w szczególności klauzulą informacyjną RODO i polityką retencji danych. Rozbieżne okresy przechowywania lub różne opisy celu przetwarzania mogą zostać zakwestionowane przez organ nadzorczy jako brak przejrzystości wobec osoby, której dane dotyczą.

Jak liczyć terminy przechowywania dokumentacji?

Liczenie terminów często budzi pytania, szczególnie gdy w jednej firmie pracują osoby zatrudnione w różnych okresach historycznych. W praktyce trzeba brać pod uwagę zarówno datę nawiązania stosunku pracy, datę jego ustania, jak i ewentualne złożenie dokumentów ZUS OSW i ZUS RIA. Jak to policzyć krok po kroku?

Pracownicy zatrudnieni po 31 grudnia 2018 r.

W tej grupie zasada jest najprostsza. Dla pracownika zatrudnionego – na przykład – 2 stycznia 2024 r., którego umowa rozwiązała się 30 czerwca 2024 r., okres przechowywania akt pracowniczych 10 lat liczy się od końca roku kalendarzowego 2024. Oznacza to, że biegnie on od 1 stycznia 2025 r. do 31 grudnia 2034 r. Okres 30 dni na odbiór dokumentacji przypada wtedy od 1 do 31 stycznia 2035 r. Pracodawca powinien w informacji podać zarówno datę końcową przechowywania, jak i daty skrajne miesięcznego terminu na odbiór.

Zatrudnieni w latach 1999–2018

Tu sytuacja zależy od tego, czy pracodawca zdecydował się na skrócenie archiwizacji za pomocą raportu informacyjnego. Jeśli nie – akta należy przechowywać 50 lat i nie wydaje się nowej informacji według art. 94(6) Kodeksu pracy. Jeżeli natomiast złożono raport ZUS RIA, wtedy okres przechowywania ustalany indywidualnie wynosi 10 lat od końca roku, w którym złożono raport. W informacji dołączanej do kopii raportu wskazuje się obie daty: zakończenia archiwizacji i miesięcznego okna na odbiór.

Zatrudnieni przed 1999 rokiem

W przypadku osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. przepisy przewidują sztywny, 50‑letni okres przechowywania dokumentacji, którego nie można skrócić przez raporty do ZUS. Dla tej grupy nie ma obowiązku wydawania informacji według art. 94(6), ale nadal aktualny pozostaje obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej i przechowywania jej w warunkach zapewniających poufność, integralność i dostępność. Zniszczenie takich akt następuje dopiero po upływie pełnych 50 lat, w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie.

W każdej grupie, niezależnie od daty zatrudnienia, pracownik ma jeszcze jedno uprawnienie: prawo uzyskania kopii dokumentów. Może o nią wystąpić już w trakcie zatrudnienia albo przy jego zakończeniu. Pracodawca wydaje kopię w terminie 30 dni od otrzymania wniosku, zachowując oryginały w części B akt osobowych lub, w razie potrzeby, w części C akt osobowych. Dzięki temu informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej nie jest jedyną szansą na dostęp do akt, ale pełni ważną funkcję porządkującą cały proces na etapie rozstania z firmą.

Inne okresy przechowywania wybranych kategorii dokumentów

Poza ogólnymi zasadami dotyczącymi akt osobowych i dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy należy pamiętać, że:

• dokumentacja płacowa i podatkowa (np. listy płac, deklaracje podatkowe, dokumenty ZUS dotyczące składek) jest co do zasady przechowywana co najmniej 5 lat z uwagi na przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe, licząc zazwyczaj od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku;
• dokumentacja BHP i powypadkowa (m.in. protokoły powypadkowe, rejestry wypadków, dokumentacja chorób zawodowych, dokumentacja badań środowiska pracy) powinna być przechowywana co najmniej 10 lat, a w niektórych przypadkach – zgodnie z przepisami szczególnymi – zdecydowanie dłużej, zwłaszcza gdy chodzi o ekspozycję na czynniki szkodliwe lub rakotwórcze.

W informacji do świadectwa pracy nie musisz szczegółowo opisywać wszystkich tych terminów, ale warto zastrzec, że „okres przechowywania dokumentacji wskazany w niniejszej informacji dotyczy dokumentacji pracowniczej w rozumieniu Kodeksu pracy i nie narusza dłuższych okresów przechowywania wynikających z przepisów podatkowych, ubezpieczeniowych i BHP”.

Związek informacji z RODO i ochroną danych osobowych

Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej jest ściśle powiązana z obowiązkami wynikającymi z RODO. Przekazując ją, pracodawca w praktyce potwierdza wobec byłego pracownika, jak długo i w jakim celu będzie przetwarzał jego dane osobowe zgromadzone w aktach.

Spójność z klauzulą informacyjną RODO

Treść informacji musi być spójna z klauzulą informacyjną RODO przyjętą w firmie oraz z wewnętrzną polityką prywatności. Jeżeli w informacji do świadectwa wskazujesz inne okresy przechowywania, niż te, które wynikają z klauzuli RODO, może to zostać uznane przez Urząd Ochrony Danych Osobowych za brak przejrzystości względem osoby, której dane dotyczą. Dlatego przed wdrożeniem wzoru warto porównać oba dokumenty i ujednolicić w nich opis celów i czasu przetwarzania danych.

Cele, podstawy przetwarzania i prawa byłego pracownika

W informacji możesz zwięźle wskazać, że dokumentacja pracownicza jest przechowywana w szczególności w celu:

• wykazania przebiegu zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia na potrzeby emerytalno‑rentowe, podatkowe i ubezpieczeniowe,
• obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodzenia roszczeń przez pracodawcę,
• wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na pracodawcy jako administratorze danych.

Podstawą prawną przetwarzania danych w dokumentacji jest w szczególności art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny ciążący na administratorze) oraz – w zakresie dochodzenia lub obrony roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora).

Warto również przypomnieć byłemu pracownikowi, że – oprócz prawa do kopii dokumentacji – przysługują mu m.in.:

• prawo dostępu do danych,
• prawo do żądania sprostowania danych nieprawidłowych lub nieaktualnych,
• w granicach wyznaczonych przez przepisy szczególne – prawo do ograniczenia przetwarzania.

Najczęściej szczegółowy opis tych praw pozostawia się w ogólnej klauzuli informacyjnej RODO, natomiast w informacji do świadectwa pracy wystarczy krótkie odesłanie – np. poprzez wskazanie miejsca, gdzie klauzula jest dostępna.

Dobre praktyki stosowania informacji w firmie

Choć przepisy wymagają wydania informacji przede wszystkim przy ustaniu stosunku pracy, w praktyce można wykorzystać ten dokument szerzej – jako stały element komunikacji z pracownikami na temat ich danych i dokumentacji kadrowej.

Przekazywanie informacji już przy zatrudnieniu

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wzór informacji o przechowywaniu dokumentacji włączyć do pakietu onboardingowego i wręczać pracownikowi już przy nawiązywaniu stosunku pracy. Wtedy przy rozwiązaniu umowy przekazuje się zaktualizowaną wersję – z uzupełnieniem o konkretne daty archiwizacji. Takie podejście zwiększa transparentność i ułatwia spójność z dokumentami RODO.

Dostosowanie do specyfiki branży

W niektórych branżach zakres dokumentacji jest szerszy niż standardowe akta osobowe. Wzór informacji warto więc rozbudować np. o:

• ewidencję czasu pracy kierowców (zapisy z tachografów, karty kierowców, wydruki i pliki z urządzeń rejestrujących),
• rejestry specjalistycznych uprawnień i szkoleń (np. operatorów maszyn, pracowników narażonych na czynniki niebezpieczne),
• inne branżowe rejestry, które muszą być prowadzone i przechowywane na podstawie przepisów szczególnych.

Dzięki temu informacja jest lepiej dopasowana do realiów firmy i ułatwia późniejsze dochodzenie uprawnień emerytalnych, zdrowotnych lub odszkodowawczych.

Wsparcie audytów i kontroli wewnętrznych

Aby dokument był przydatny także z punktu widzenia ładu korporacyjnego, warto dodać w stopce m.in.:

• numer i nazwę procedury wewnętrznej, na podstawie której dokument został sporządzony (np. „PRO‑KAD‑03 – Archiwizacja dokumentacji pracowniczej”),
• oznaczenie wersji wzoru (np. „wersja 2.1, obowiązuje od 1.01.2026 r.”),
• dane kontaktowe do konkretnej osoby lub komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za archiwizację – imię i nazwisko, adres e‑mail, numer telefonu.

Dzięki temu podczas audytu lub kontroli łatwo wykazać, że firma działa według aktualnej procedury, a pracownicy wiedzą, do kogo mogą się zwrócić z pytaniami o swoje akta.

Potwierdzenie odbioru przez pracownika

Na dole dokumentu warto przewidzieć sekcję „Potwierdzenie zapoznania się z informacją”, w której pracownik składa czytelny podpis wraz z datą. Dla pracodawcy jest to ważny dowód, że obowiązek informacyjny został wykonany zgodnie z przepisami prawa pracy oraz RODO. W przypadku wysyłki pocztą lub elektronicznie funkcję takiego potwierdzenia pełni zwrotne potwierdzenie odbioru lub urzędowe poświadczenie przedłożenia.