Czy plan urlopów jest obowiązkowy? Wyjaśniamy przepisy

Co do zasady plan urlopów jest obowiązkowy. Wynika to z art. 163 Kodeksu pracy, ale pracodawca może zrezygnować z jego tworzenia, jeżeli w zakładzie nie działa zakładowa organizacja związkowa albo organizacja ta wyrazi zgodę na rezygnację z planu. Brak planu nie zwalnia z obowiązku udzielania pracownikom urlopu wypoczynkowego.

Kiedy plan urlopów jest obowiązkowy?

Plan urlopów ustala pracodawca, uwzględniając wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Jego celem jest takie rozłożenie nieobecności, aby pracownicy mogli wykorzystać urlop, a firma zachowała możliwość bieżącego działania.

Podstawą prawną jest art. 163 Kodeksu pracy. Przepisy nie wymagają, aby plan obejmował cały rok kalendarzowy. Może dotyczyć także krótszego okresu, na przykład kwartału lub półrocza. Powinien jednak powstać przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczy.

Jeżeli planu nie ma, pracodawca ustala terminy urlopów indywidualnie, po porozumieniu z pracownikami. Ustalenia mogą być dokonywane w formie przyjętej w danej firmie, na przykład mailowo, w systemie kadrowym albo na piśmie. Rezygnacja z planu zmienia sposób organizacji urlopów, ale nie uchyla prawa pracownika do corocznego, płatnego wypoczynku.

Czy plan urlopów wiąże pracownika i pracodawcę?

Tak. Ustalony i podany pracownikom do wiadomości plan ma co do zasady charakter wiążący dla obu stron. Określa terminy, w których urlop powinien zostać udzielony, dlatego pracodawca nie musi akceptować późniejszego wniosku o urlop w innym terminie, jeżeli kolidowałby on z organizacją pracy.

Nie oznacza to jednak, że planu nie można zmienić. Zgodnie z art. 164 Kodeksu pracy przesunięcie urlopu jest możliwe na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Pracodawca może także przesunąć termin z powodu swoich szczególnych potrzeb, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Termin urlopu trzeba przesunąć, gdy pracownik nie może rozpocząć wypoczynku z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy. Dotyczy to między innymi czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby, odosobnienia z powodu choroby zakaźnej, określonych ćwiczeń lub służby wojskowej, a także urlopu macierzyńskiego.

Przy tworzeniu planu pracodawca nie jest bezwzględnie związany każdym wnioskiem pracownika. Bierze go pod uwagę, ale może zaproponować inny termin, jeśli wymaga tego normalny tok pracy. Wyjątkiem są sytuacje, w których przepisy nakazują uwzględnić wniosek.

Jak ustalić plan urlopów?

Pracodawca może przyjąć własną procedurę, ponieważ Kodeks pracy nie wskazuje jednego formularza ani konkretnej daty sporządzenia planu. Przy jego tworzeniu powinien jednak zachować kolejność odpowiadającą podstawowym wymogom organizacyjnym:

1. Zebrać informacje o wymiarze urlopu bieżącego i zaległego oraz wnioski pracowników.
2. Sprawdzić, czy proponowane terminy nie spowodują zakłócenia normalnego toku pracy.
3. Uzgodnić przesunięcia wnioskowanych terminów, jeżeli kolidują z potrzebami firmy.
4. Ustalić plan i podać go pracownikom do wiadomości w sposób przyjęty u pracodawcy.

Plan może być prowadzony papierowo albo elektronicznie. Przepisy nie wymagają podpisu pracownika pod planem ani jego indywidualnej akceptacji. Istotne jest, aby pracownicy mieli możliwość zapoznania się z ustalonymi terminami.

Które wnioski pracodawca musi uwzględnić?

Od zasady, że pracodawca uwzględnia wnioski z uwagi na możliwości organizacyjne firmy, istnieją wyjątki. W określonych przypadkach przepisy nakazują udzielić urlopu w terminie wskazanym przez pracownika:

• Urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim.
• Urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie rodzicielskim, ojcowskim albo urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego.
• Urlop pracownika młodocianego przypadający w okresie ferii szkolnych, na zasadach określonych w Kodeksie pracy.
• Urlop na żądanie, zgłaszany w ramach przysługującej pracownikowi puli.

Urlop na żądanie nie jest ujmowany w planie urlopów. Obecnie pracownik może skorzystać z maksymalnie 4 dni takiego urlopu w roku kalendarzowym. Ta część urlopu wypoczynkowego pozostaje poza planem, ponieważ jest udzielana na żądanie, a nie planowana z wyprzedzeniem.

Najczęstsze pytania o plan urlopów

Czy plan urlopów musi być na piśmie?

Przepisy nie narzucają jednej formy planu. Może być prowadzony w dokumencie papierowym, arkuszu elektronicznym lub systemie kadrowym. Utrwalenie planu jest jednak rozsądne ze względów dowodowych i organizacyjnych.

Czy pracownik musi podpisać plan urlopów?

Nie. Plan ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników, ale podpis pracownika nie jest warunkiem jego skuteczności. Pracodawca powinien natomiast podać plan do wiadomości w sposób przyjęty w zakładzie.

Czy urlop na żądanie wchodzi do planu urlopów?

Nie. Urlopu na żądanie nie obejmuje się planem urlopów. Pracownik zgłasza zamiar skorzystania z niego najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, z zachowaniem zasad obowiązujących w zakładzie pracy.

Co jeśli pracownik nie chce podpisać planu?

Odmowa podpisu nie pozbawia planu znaczenia, ponieważ podpis nie jest wymagany. Jeżeli pracownik kwestionuje termin, powinien zgłosić pracodawcy przyczynę i wystąpić o zmianę. Sama niezgoda nie powoduje jednak automatycznej zmiany planu.

Najkrócej: plan urlopów jest zasadą, ale nie obowiązuje w zakładzie bez zakładowej organizacji związkowej ani wtedy, gdy organizacja związkowa zgodzi się na rezygnację z jego tworzenia. Po ustaleniu plan wiąże strony, choć w ważnych lub szczególnych okolicznościach termin urlopu może zostać przesunięty.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku sporu dotyczącego urlopu lub kontroli Państwowej Inspekcji Pracy warto skonsultować sprawę ze specjalistą prawa pracy.