Co to jest świadectwo pracy i jakie informacje zawiera?
Świadectwo pracy to obowiązkowy dokument wydawany przez pracodawcę po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. Potwierdza obiektywne informacje o zatrudnieniu, między innymi jego okres, wymiar etatu, zajmowane stanowisko oraz sposób zakończenia umowy. Pracodawca wydaje je bez wniosku pracownika, a na zgłoszenie błędu pracownik ma zasadniczo 14 dni od otrzymania dokumentu.
Co to jest świadectwo pracy?
Świadectwo pracy jest dokumentem potwierdzającym przebieg zakończonego zatrudnienia. Pracodawca wydaje je w związku z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, niezależnie od tego, czy pracownik był zatrudniony na czas nieokreślony, określony czy na okres próbny.
Dokument ma charakter oświadczenia wiedzy. Oznacza to, że przedstawia fakty wynikające z dokumentacji pracowniczej, a nie ocenę pracownika. Nie powinien zawierać opinii o jakości pracy, informacji o cechach osobistych ani subiektywnych komentarzy pracodawcy. Zasady dotyczące świadectwa pracy określa przede wszystkim Kodeks pracy oraz rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy.
Obowiązek wydania świadectwa nie zależy od wcześniejszego rozliczenia z pracodawcą. Firma nie może wstrzymać dokumentu dlatego, że pracownik nie oddał na przykład sprzętu służbowego albo nie podpisał rozliczenia finansowego.
Jakie informacje zawiera świadectwo pracy?
Zakres świadectwa pracy jest określony w przepisach. Dokument zawiera dane potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych oraz świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Najważniejsze kategorie informacji przedstawia tabela:
| Kategoria danych | Przykłady informacji | Czy jest obowiązkowa? |
|---|---|---|
| Dane zatrudnienia | Okres zatrudnienia, rodzaj wykonywanej pracy, stanowisko, pełniona funkcja i wymiar czasu pracy | Tak |
| Zakończenie stosunku pracy | Tryb i podstawa prawna rozwiązania umowy albo podstawa prawna jej wygaśnięcia, a przy wypowiedzeniu także jego strona | Tak |
| Urlopy i zwolnienia | Urlop wypoczynkowy wykorzystany w roku zakończenia pracy, urlop bezpłatny, ojcowski, rodzicielski i wychowawczy, a także określone zwolnienia od pracy | Tak, gdy dotyczą pracownika |
| Okresy i uprawnienia szczególne | Praca zdalna okazjonalna, służba wojskowa, praca w szczególnych warunkach, okresy nieskładkowe oraz dodatkowe uprawnienia przewidziane prawem pracy | Tak, gdy dotyczą pracownika |
| Informacje rozliczeniowe | Liczba dni, za które wypłacono wynagrodzenie na podstawie art. 92 Kodeksu pracy, zajęcie wynagrodzenia oraz niezaspokojone należności ze stosunku pracy | Tak, gdy występują |
| Dane na żądanie pracownika | Wysokość i składniki wynagrodzenia oraz uzyskane kwalifikacje | Nie, są wpisywane na wniosek |
W dokumencie mogą znaleźć się także informacje o okresie, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia. Uwzględnia się również dane dotyczące uprawnień rodzicielskich i innych świadczeń, jeżeli są potrzebne do ustalenia dalszych praw pracownika.
Świadectwo pracy nie jest referencją. Pracodawca nie może zastępować wymaganych danych pochwałą ani zamieszczać ostrzeżeń lub negatywnych ocen. Jeżeli dokument zawiera błędną datę, nieprawidłowy tryb rozwiązania umowy albo niewłaściwą liczbę wykorzystanych dni urlopu, pracownik może żądać jego sprostowania.
Kiedy pracodawca wydaje świadectwo pracy?
Co do zasady pracodawca powinien wydać świadectwo pracy w ostatnim dniu trwania stosunku pracy. Nie musi czekać na wniosek pracownika. Dokument może zostać przekazany pracownikowi albo osobie posiadającej pisemne upoważnienie.
Jeżeli z obiektywnych przyczyn wydanie świadectwa w tym dniu nie jest możliwe, pracodawca powinien w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy przesłać je za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręczyć w inny sposób.
Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy ten sam pracodawca nawiązuje z pracownikiem kolejną umowę o pracę w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniego zatrudnienia. Wtedy świadectwo dotyczące wcześniejszego okresu wydaje na wniosek pracownika. Wniosek może dotyczyć jednego okresu albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dokument nie został jeszcze wydany. Pracodawca ma wtedy 7 dni na jego przygotowanie.
Świadectwo może zostać wydane w postaci papierowej albo elektronicznej. Dokument elektroniczny powinien być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, aby zachował równoważność z dokumentem pisemnym.
Świadectwo pracy dotyczy wyłącznie stosunku pracy. Przy umowie zlecenia, umowie o dzieło albo innej umowie cywilnoprawnej nie wydaje się świadectwa pracy. Zleceniodawca może wystawić zaświadczenie potwierdzające wykonanie zlecenia, ale nie jest ono odpowiednikiem świadectwa i nie potwierdza uprawnień wynikających z Kodeksu pracy.
Jak sprostować błędy w świadectwie pracy?
Po otrzymaniu dokumentu warto sprawdzić przede wszystkim daty zatrudnienia, wymiar etatu, stanowisko, tryb rozwiązania umowy oraz informacje o urlopach i zwolnieniach. Procedura sprostowania wygląda następująco:
- Złóż żądanie do pracodawcy – wskaż, który zapis jest nieprawidłowy i jaka informacja powinna znaleźć się w jego miejsce.
- Zachowaj termin 14 dni – żądanie sprostowania składa się w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy.
- Oczekuj na rozpatrzenie wniosku – pracodawca, który uzna żądanie, wydaje nowe, poprawione świadectwo pracy. Jeżeli odmawia, powinien poinformować o tym pracownika w przewidzianym terminie.
- Skieruj sprawę do sądu pracy – w razie odmowy pracownik może wystąpić z żądaniem sprostowania do sądu pracy w ciągu 14 dni od otrzymania zawiadomienia o odmowie.
Jeżeli pracownik zauważy błąd po upływie 14 dni, nadal może zwrócić się do pracodawcy o zmianę dokumentu, ale pracodawca nie musi uwzględnić spóźnionego wniosku. Jeżeli sam dostrzeże niezgodność, może wydać nowe świadectwo także bez wniosku pracownika.
Sprostowanie polega na wydaniu nowego dokumentu, a nie na ręcznym poprawieniu starego. Gdy pracodawca nie istnieje albo nie można skutecznie pozwać go o wydanie świadectwa, pracownik może wystąpić do sądu pracy o ustalenie prawa do otrzymania dokumentu.
Najczęstsze pytania o świadectwo pracy
W praktyce pojawiają się przede wszystkim następujące wątpliwości:
- Czy pracodawca może nie wydać świadectwa z powodu nierozliczonego sprzętu? – Nie. Wydanie dokumentu nie może zależeć od wcześniejszego rozliczenia z pracownikiem.
- Czy po 14 dniach można zgłosić błąd? – Można zwrócić się do pracodawcy także później, lecz po terminie nie ma on obowiązku uwzględnienia wniosku. W przypadku sporu znaczenie mają także terminy sądowe.
- Czy zleceniobiorca otrzymuje świadectwo pracy? – Nie, ponieważ umowa zlecenia jest umową cywilnoprawną. Może natomiast otrzymać zaświadczenie o wykonywaniu zlecenia.
- Co zrobić, gdy pracodawca już nie istnieje? – W takiej sytuacji można wystąpić do sądu pracy o ustalenie prawa do otrzymania świadectwa pracy, jeżeli pozwanie pracodawcy o wydanie dokumentu jest niemożliwe.
Niewydanie świadectwa w terminie albo wydanie dokumentu niezgodnego ze stanem faktycznym może uzasadniać roszczenie o naprawienie szkody. Odszkodowanie może obejmować wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, maksymalnie za 6 tygodni, jeżeli pracownik wykaże szkodę i związek z działaniem pracodawcy.
Najważniejsze jest sprawdzenie dokumentu od razu po jego otrzymaniu. Świadectwo pracy powinno zawierać wyłącznie obiektywne dane, a na żądanie sprostowania pracownik ma 14 dni.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. W sprawie sporu z pracodawcą lub postępowania przed sądem pracy warto skonsultować się z prawnikiem albo Państwową Inspekcją Pracy.
