Kto może rozliczać się ryczałtem? Zasady i wymagania

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych mogą wybrać przede wszystkim osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, także w określonych spółkach osobowych. Warunkiem jest między innymi nieprzekroczenie limitu przychodów oraz brak działalności lub sytuacji wyłączonej przez ustawę. Podatek oblicza się od przychodu, a nie od dochodu, dlatego nie pomniejsza się go o zwykłe koszty firmowe.

Czym jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych?

Ryczałt to uproszczona forma podatku dochodowego uregulowana w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym. Podstawą opodatkowania jest przychód osiągnięty z działalności, a nie dochód pomniejszony o koszty. Przedsiębiorca nie odlicza więc od przychodu wydatków na towary, sprzęt, leasing, paliwo, reklamę czy podwykonawców.

Możliwe są jednak odliczenia przewidziane w przepisach, między innymi zapłaconych składek na ubezpieczenia społeczne oraz połowy zapłaconych składek zdrowotnych, jeśli spełnione są warunki ustawowe. Ryczałt wymaga też prowadzenia ewidencji przychodów i prawidłowego przypisywania sprzedaży do właściwych stawek.

Kto może wybrać ryczałt?

Ryczałt jest formą opodatkowania przeznaczoną dla osób fizycznych. Mogą go stosować między innymi:

• osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą;
• wspólnicy spółek cywilnych, jeżeli wspólnikami są osoby fizyczne i spełnione są warunki ustawowe;
• wspólnicy spółek jawnych, których wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne;
• przedsiębiorstwa w spadku, w zakresie przewidzianym w przepisach;
• osoby uzyskujące przychody z najmu prywatnego, czyli najmu prowadzonego poza działalnością gospodarczą.

W przypadku spółki wybór ryczałtu musi obejmować przychody spółki zgodnie z zasadami dotyczącymi wszystkich wspólników. Nie każda spółka osobowa może korzystać z tej formy. Przykładowo spółka komandytowa jest podatnikiem CIT, dlatego nie rozlicza przychodów na zasadach właściwych dla osoby fizycznej prowadzącej działalność.

Najem prywatny jest odrębnym przypadkiem. Przychody z tego źródła są opodatkowane ryczałtem na zasadach określonych w ustawie, bez wyboru skali podatkowej dla tego rodzaju przychodów.

Jakie limity przychodów obowiązują?

W przepisach funkcjonują dwa różne limity. Nie należy ich utożsamiać, ponieważ dotyczą innych uprawnień:

Kwoty w euro przelicza się na złote według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy. Dla rozliczeń w 2026 roku zastosowanie ma kurs z 1 października 2025 roku, czyli 4,2586 zł za euro. Oznacza to limit:

• 8 517 200 zł dla prawa do ryczałtu w 2026 roku;
• 851 720 zł dla kwartalnego opłacania ryczałtu w 2026 roku.

Limit 2 mln euro dotyczy przychodów osiągniętych w roku poprzednim. Jeżeli przedsiębiorca przekroczy go dopiero w trakcie 2026 roku, co do zasady nie traci ryczałtu od dnia przekroczenia. Przekroczenie może jednak pozbawić go prawa do tej formy w 2027 roku.

Limit 200 tys. euro nie decyduje o samym prawie do ryczałtu. Dotyczy wyłącznie sposobu wpłacania podatku. Przedsiębiorca mieszczący się w tym progu może, po spełnieniu pozostałych warunków, rozliczać podatek kwartalnie zamiast miesięcznie.

Kto nie może rozliczać się ryczałtem?

Ustawa zawiera zamknięty katalog wyłączeń. Samo zmieszczenie się w limicie przychodów nie wystarczy, jeżeli działalność lub sytuacja podatnika znajduje się w tym katalogu.

Do najważniejszych wyłączeń branżowych należą:

• prowadzenie apteki;
• udzielanie pożyczek pod zastaw, czyli prowadzenie lombardu;
• kupno i sprzedaż wartości dewizowych w ramach działalności objętej przepisami;
• handel częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych;
• wytwarzanie wyrobów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, z wyjątkami wskazanymi w ustawie;
• wykonywanie wolnego zawodu, który nie został wymieniony w ustawowej definicji.

Ograniczenia mogą dotyczyć także określonych reorganizacji działalności, między innymi zmiany działalności prowadzonej samodzielnie na działalność w formie spółki z małżonkiem albo odwrotnej zmiany w sytuacji opisanej w ustawie.

Usługi dla byłego pracodawcy

Osobnego omówienia wymaga przejście z etatu na działalność gospodarczą. Jeżeli przedsiębiorca uzyska przychód ze świadczenia usług lub sprzedaży towarów na rzecz byłego albo obecnego pracodawcy, a czynności odpowiadają czynnościom wykonywanym w ramach stosunku pracy w bieżącym lub poprzednim roku, traci prawo do ryczałtu.

Nie chodzi o każdą współpracę z byłym pracodawcą. Decydujące znaczenie ma tożsamość wykonywanych czynności. Jeżeli zakres usług jest taki sam jak obowiązki realizowane na etacie, ograniczenie może zadziałać. Częściowa zbieżność zadań wymaga oceny konkretnego stanu faktycznego.

Ostrzeżenie: utrata prawa do ryczałtu w związku z usługą dla byłego lub obecnego pracodawcy następuje od dnia uzyskania takiego przychodu. Od tego momentu przychody z działalności rozlicza się na zasadach ogólnych do końca roku podatkowego.

Podobny skutek może wystąpić, gdy przedsiębiorca w trakcie roku rozpocznie działalność ustawowo wyłączoną z ryczałtu. Wtedy nie działa już dotychczasowy wybór tej formy dla całej działalności.

Kiedy wybór ryczałtu może mieć sens?

Ryczałt nie jest automatycznie korzystniejszy od skali podatkowej lub podatku liniowego. Decyzję trzeba oprzeć na relacji przychodów, kosztów, właściwej stawki ryczałtu, ulg i składki zdrowotnej.

Przed podjęciem decyzji przeanalizuj następujące kwestie:

• czy działalność ma wysoką marżę i stosunkowo niskie koszty;
• czy wydatki na towary, sprzęt, reklamę, leasing lub podwykonawców nie stanowią dużej części przychodów;
• jaka stawka ryczałtu dotyczy faktycznie wykonywanych czynności;
• czy ważne są dla Ciebie ulgi dostępne na skali podatkowej, wspólne rozliczenie z małżonkiem lub ulga na dzieci;
• czy planujesz inwestycje, które przy skali albo podatku liniowym mogłyby zostać ujęte w kosztach.

Ryczałt może pasować do działalności usługowej, w której głównym zasobem są wiedza i czas, a koszty operacyjne pozostają niewielkie. Przy handlu, produkcji lub działalności wymagającej dużych nakładów brak rozliczania kosztów może zmienić wynik kalkulacji.

Stawka zależy od rodzaju przychodu, a nie od samego hasła opisującego branżę. Wątpliwości dotyczące klasyfikacji usług IT, marketingowych, projektowych lub konsultingowych warto rozstrzygnąć na podstawie faktycznego zakresu czynności i właściwego PKWiU.

Jak wybrać ryczałt w CEIDG?

Przedsiębiorca rozpoczynający działalność może wskazać ryczałt przy rejestracji firmy. Osoba, która już prowadzi działalność, składa oświadczenie o wyborze formy opodatkowania przez CEIDG albo właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego.

Kolejność czynności wygląda następująco:

1. Sprawdź, czy działalność i przewidywane przychody spełniają warunki ustawy.
2. Ustal, czy nie występuje wyłączenie branżowe, reorganizacyjne albo związane ze współpracą z byłym pracodawcą.
3. Oszacuj przychody i koszty oraz porównaj ryczałt ze skalą podatkową i podatkiem liniowym.
4. Złóż wybór ryczałtu w CEIDG w ustawowym terminie.
5. Ustal stawkę dla każdego rodzaju przychodu i przygotuj ewidencję przychodów.

Termin wyboru ryczałtu upływa co do zasady 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania pierwszego przychodu w roku podatkowym. Jeżeli pierwszy przychód został osiągnięty w grudniu, oświadczenie należy złożyć do końca roku.

Wybór jest kontynuowany w kolejnych latach, chyba że podatnik skutecznie zmieni formę opodatkowania albo przestanie spełniać ustawowe warunki. W trakcie roku nie można swobodnie zrezygnować z ryczałtu tylko dlatego, że kalkulacja okazała się mniej korzystna.

W ciągu roku podatek wpłaca się miesięcznie albo kwartalnie, jeśli przedsiębiorca spełnia warunek limitu 200 tys. euro. Roczne rozliczenie składa się na formularzu PIT-28, co do zasady od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady podatkowej. Przy wątpliwościach dotyczących wyłączeń, klasyfikacji PKWiU lub usług świadczonych na rzecz byłego pracodawcy warto skonsultować sytuację z doradcą podatkowym.