Jak uzyskać podpis kwalifikowany? Instrukcja krok po kroku

Podpis kwalifikowany uzyskasz bezpłatnie w aplikacji mObywatel albo odpłatnie u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. Pierwsza opcja służy do spraw prywatnych i pozwala podpisać 5 dokumentów miesięcznie, druga sprawdzi się przy regularnych zastosowaniach biznesowych i urzędowych.

mObywatel czy dostawca komercyjny?

Podpis kwalifikowany ma moc prawną równą podpisowi własnoręcznemu. Wybór sposobu jego uzyskania zależy głównie od liczby dokumentów, ich przeznaczenia oraz posiadanego sprzętu.

Jak uzyskać podpis kwalifikowany w mObywatelu?

Bezpłatna usługa wymaga aktualnego mDowodu w aplikacji mObywatel oraz ważnego e-dowodu, czyli dowodu osobistego z warstwą elektroniczną. Potrzebujesz także pełnoletności, najnowszej wersji aplikacji i telefonu wyposażonego w moduł NFC. Bez NFC telefon nie odczyta danych z e-dowodu.

Dokument przeznaczony do podpisania powinien być plikiem PDF o maksymalnym rozmiarze 5 MB. Przygotuj też numer CAN, czyli sześć cyfr znajdujących się w prawym dolnym rogu strony e-dowodu ze zdjęciem. Procedura wygląda następująco:

1. Otwórz aplikację mObywatel i wybierz usługę „Podpis kwalifikowany” w kategorii „Sprawy urzędowe”.
2. Wybierz jednego z dostępnych dostawców podpisu i zaakceptuj wymagane regulaminy na stronie wybranego podmiotu.
3. Potwierdź dane z mDowodu oraz przygotuj e-dowód i włącz NFC w telefonie.
4. Wpisz numer CAN, a następnie przyłóż e-dowód do anteny NFC znajdującej się zwykle z tyłu smartfona.
5. Zatwierdź operację wskazaną przez aplikację. W zależności od dostawcy może pojawić się także komunikat PUSH.
6. Pobierz i zapisz podpisany dokument. Po zapisaniu nie zmieniaj jego treści.

Usługa wykorzystuje dane z mDowodu oraz certyfikat obecności zapisany w warstwie elektronicznej e-dowodu. Bez ważnego e-dowodu z odpowiednim chipem weryfikacja nie będzie możliwa. Bezpłatny podpis w mObywatelu jest przeznaczony do spraw prywatnych, dlatego przy większej liczbie dokumentów lub zastosowaniach firmowych wybierz rozwiązanie komercyjne.

Jak uzyskać podpis kwalifikowany u dostawcy komercyjnego?

Komercyjny certyfikat kwalifikowany kupisz u dostawcy wpisanego na listę kwalifikowanych dostawców usług zaufania prowadzoną przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Nie wybieraj firmy wyłącznie na podstawie reklamy. Najpierw sprawdź jej status na stronie NCCert, a następnie porównaj warianty podpisu.

Dostawcy oferują między innymi podpis zapisany na karcie kryptograficznej z czytnikiem oraz rozwiązania mobilne lub chmurowe. Szczegóły, takie jak okres ważności certyfikatu, sposób autoryzacji i limit podpisów, zależą od konkretnej oferty. Ogólny proces składa się z kilku etapów:

1. Wybierz dostawcę z listy NCCert i określ, czy potrzebujesz podpisu mobilnego, chmurowego czy zestawu z kartą i czytnikiem.
2. Zamów wybrany wariant i wypełnij wniosek, podając dane osobowe oraz kontaktowe.
3. Potwierdź tożsamość. Dostawca może umożliwić weryfikację online, w punkcie obsługi albo osobiście u uprawnionego weryfikatora.
4. Odbierz certyfikat kwalifikowany oraz ewentualną kartę kryptograficzną, czytnik i dane aktywacyjne.
5. Zainstaluj oprogramowanie lub aplikację wskazaną przez dostawcę, a następnie aktywuj certyfikat.
6. Wykonaj próbne podpisanie dokumentu i sprawdź, czy program prawidłowo rozpoznaje certyfikat.

Weryfikacja tożsamości jest konieczna przed wydaniem certyfikatu. Dostawca może wymagać dowodu osobistego, paszportu lub innego akceptowanego dokumentu. W razie problemów z aktywacją albo instalacją skontaktuj się z pomocą techniczną wybranego dostawcy, ponieważ wymagania programów i procedury mogą się różnić.

Gdzie wykorzystasz podpis kwalifikowany?

Pełny podpis komercyjny przydaje się wszędzie tam, gdzie potrzebny jest podpis o mocy prawnej równej podpisowi odręcznemu. Przykłady zastosowań to:

• Podpisywanie umów cywilnoprawnych, umów najmu i dokumentów pracowniczych.
• Składanie deklaracji podatkowych, sprawozdań finansowych i dokumentów do KRS.
• Obsługa spraw w systemach administracji publicznej, w tym PUE ZUS i Płatniku.
• Udział w elektronicznych przetargach i aukcjach.
• Przesyłanie faktur oraz innych dokumentów w elektronicznym obiegu.

O czym pamiętać po podpisaniu dokumentu?

Nie edytuj, nie zapisuj ponownie ani nie modyfikuj pliku po złożeniu podpisu. Zmiana treści dokumentu może spowodować, że podpis zostanie oznaczony jako nieważny albo system nie będzie mógł go poprawnie zweryfikować. Korzystaj wyłącznie z dostawców znajdujących się na liście NCCert i zapisuj podpisany plik w bezpiecznym miejscu.

Do kilku prywatnych dokumentów miesięcznie wystarczy bezpłatny podpis w mObywatelu. Jeśli podpisujesz dokumenty firmowe, obsługujesz sprawy urzędowe lub potrzebujesz większej liczby podpisów, wybierz certyfikat komercyjny dopasowany do używanego systemu i częstotliwości pracy.