Jak zgłosić dziecko do ZUS? Poradnik krok po kroku

Zgłoszenie dziecka do ubezpieczenia zdrowotnego jest obowiązkowe i bezpłatne. Wykonuje się je na formularzu ZUS ZCNA, a sposób przekazania dokumentu zależy od statusu zawodowego rodzica.

Jak zgłosić dziecko do ZUS w zależności od sytuacji?

Dziecko zgłasza tylko jeden z rodziców lub opiekun prawny. Jeśli rodzic jest pracownikiem, przekazuje dane dziecka pracodawcy. Osoba prowadząca działalność gospodarczą składa dokument samodzielnie, a rodzic zarejestrowany jako bezrobotny załatwia formalność w urzędzie pracy.

Pracownik nie wysyła formularza bezpośrednio do ZUS. Powinien przekazać pracodawcy informację o dziecku i poprosić o zgłoszenie go do ubezpieczenia. Pracodawca sporządza dokument ZUS ZCNA i przekazuje go do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Co zrobić, gdy noworodek nie ma numeru PESEL?

Brak numeru PESEL nie powinien opóźniać zgłoszenia. W przypadku dziecka, które nie ukończyło jeszcze 3. miesiąca życia, można tymczasowo wykorzystać PESEL rodzica. Po nadaniu dziecku własnego numeru trzeba przekazać właściwe dane i zaktualizować zgłoszenie w ZUS.

Uwaga: użycie numeru PESEL rodzica jest rozwiązaniem tymczasowym. Nie kończy formalności. Po otrzymaniu numeru PESEL dziecka rodzic powinien niezwłocznie poinformować pracodawcę, urząd pracy albo ZUS – zależnie od swojej sytuacji.

Jakie dane są potrzebne do formularza ZUS ZCNA?

Przed zgłoszeniem przygotuj informacje dotyczące dziecka oraz osoby ubezpieczonej. Formularz powinien zawierać między innymi:

• imię i nazwisko dziecka
• datę urodzenia dziecka
• numer PESEL dziecka, a w przypadku noworodka bez PESEL – dane wymagane dla zgłoszenia tymczasowego
• adres zamieszkania dziecka
• stopień pokrewieństwa lub informację o innym tytule opieki
• dane rodzica lub opiekuna, który podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu

Podstawowym dokumentem jest formularz ZUS ZCNA, czyli zgłoszenie danych członka rodziny do celów ubezpieczenia zdrowotnego. Zgłoszenie nie powoduje podwyższenia składki zdrowotnej rodzica ani pracodawcy.

Jaki jest termin zgłoszenia dziecka?

Na zgłoszenie dziecka masz 7 dni od dnia powstania prawa do ubezpieczenia. W przypadku noworodka należy dopełnić formalności możliwie szybko po jego urodzeniu. Ten sam termin ma zastosowanie między innymi wtedy, gdy dziecko zostaje członkiem rodziny wskutek adopcji albo gdy rodzic uzyskuje tytuł do ubezpieczenia.

Pracownik powinien w ciągu 7 dni poinformować pracodawcę o potrzebie zgłoszenia dziecka. Następnie pracodawca ma kolejne 7 dni na sporządzenie i przekazanie formularza ZUS ZCNA do ZUS.

Gdzie przekazać formularz ZUS ZCNA?

Rodzic prowadzący działalność gospodarczą lub osoba objęta dobrowolnym ubezpieczeniem może przekazać dokument jednym z dostępnych kanałów:

• przez PUE, korzystając z elektronicznego formularza i właściwego sposobu podpisu
• osobiście w placówce ZUS lub w urzędomacie
• pocztą na adres właściwej placówki ZUS
• za pomocą programu Płatnik, jeśli rodzic korzysta z tego oprogramowania

Przy składaniu dokumentu osobiście potrzebny może być dokument potwierdzający tożsamość. Jeśli formalności wykonuje inna osoba, należy przygotować pełnomocnictwo. Po przyjęciu dokumentu elektronicznego można odebrać potwierdzenie w używanym programie lub na koncie PUE.

Po zgłoszeniu dane dziecka są uwzględniane przy potwierdzaniu prawa do świadczeń finansowanych przez NFZ, między innymi w systemie eWUŚ. Prywatna polisa zdrowotna nie zastępuje zgłoszenia do publicznego ubezpieczenia. Dlatego nawet rodzice korzystający z prywatnej opieki powinni dopełnić obowiązku w ZUS. Zgłoszenie jest bezpłatne, a niedotrzymanie terminu może wiązać się z odpowiedzialnością przewidzianą w przepisach.

Artykuł ma charakter informacyjny. W przypadku nietypowej sytuacji ubezpieczeniowej szczegóły zgłoszenia warto potwierdzić w ZUS, u pracodawcy albo w urzędzie pracy.